In breve
Il costo di un software gestionale su misura si calcola così: giornate di sviluppo necessarie × tariffa giornaliera, più i costi di gestione nel tempo (server, manutenzione, aggiornamenti, assistenza). Le giornate dipendono soprattutto da quanti processi va a coprire, da quanti sistemi deve collegare e da quanti dati vanno importati. Da CityGraph la giornata di sviluppo costa da 250 a 320 € + IVA.
- Formula: giornate × tariffa + gestione negli anni
- Le giornate crescono con processi, ruoli, integrazioni e migrazione dei dati
- Partire da moduli già collaudati riduce le giornate
- Un preventivo serio arriva dopo un'analisi scritta, non prima
La formula: giornate × tariffa + gestione
Quasi tutte le software house stimano un gestionale in giornate di lavoro (o in ore). Anche quando ti propongono un prezzo "a corpo", dietro c'è un conteggio di giornate più un margine per gli imprevisti. Per questo la prima domanda utile da fare a ogni fornitore è: quante giornate avete stimato e a che tariffa?
Al costo di sviluppo vanno poi aggiunti i costi di gestione: il server su cui gira il programma, gli aggiornamenti di sicurezza, le piccole modifiche che servono dopo il rilascio e l'assistenza agli utenti. Un gestionale è uno strumento di lavoro che vive per anni: valutarne solo il costo iniziale porta a sorprese.
Cosa fa salire (o scendere) le giornate
- Numero di processi e reparti: un gestionale solo per i preventivi è molto più semplice di uno che copre vendite, magazzino, produzione e amministrazione.
- Ruoli e permessi: più profili diversi (direzione, commerciali, magazzino, agenti esterni) significano più schermate e più controlli.
- Integrazioni: collegarsi a ERP, fatturazione elettronica, e-commerce, corrieri o pagamenti richiede lo studio dei sistemi esterni.
- Migrazione dei dati: importare anagrafiche, articoli e storico da un vecchio programma, con verifica dei conteggi.
- Uso da telefono e senza rete: app per agenti o tecnici che lavorano anche offline.
- Documenti: preventivi, rapportini, etichette e stampe in PDF con il tuo modello grafico.
- Requisiti di sicurezza: registri delle attività, accessi a due fattori, regole interne del reparto IT.
Al contrario, le giornate scendono quando il fornitore ha già moduli collaudati (accessi, ruoli, notifiche, PDF, pagamenti) e scrive su misura solo la parte che è davvero tua.
Esempi di calcolo
Questi sono esempi di calcolo con la nostra tariffa (da 250 a 320 € + IVA a giornata), utili per orientarsi. Non sono preventivi: le giornate reali si stabiliscono solo dopo l'analisi dei tuoi processi.
| Tipo di progetto | Giornate ipotizzate | Calcolo (+ IVA) |
|---|---|---|
| Modulo singolo (es. anagrafica clienti e preventivi in PDF) | 5 – 10 | da 1.250 a 3.200 € |
| Gestionale di reparto (es. ordini, magazzino, ruoli) | 20 – 40 | da 5.000 a 12.800 € |
| Gestionale per più reparti con integrazioni (ERP, e-commerce, corrieri) | 60 – 120 | da 15.000 a 38.400 € |
Come si legge la tabella: 20 giornate × 250 € = 5.000 €; 40 giornate × 320 € = 12.800 €. Lo stesso calcolo vale per qualsiasi offerta che ricevi: chiedi sempre giornate e tariffa, così puoi confrontare.
I costi che i preventivi spesso non dicono
- Server e hosting: dove gira il gestionale e chi lo paga.
- Manutenzione: aggiornamenti di sicurezza e del linguaggio di programmazione, che servono anche se non chiedi nuove funzioni.
- Licenze di componenti esterni a pagamento usati nel progetto.
- Formazione degli utenti e manuale d'uso.
- Modifiche dopo il rilascio: come vengono stimate e pagate.
- Uscita dal fornitore: se il codice sorgente non è tuo, cambiare fornitore significa rifare tutto.
Un preventivo basso che lascia fuori queste voci può costare di più, nel giro di due o tre anni, di uno più alto che le comprende.
Su misura, standard o base già pronta?
| Gestionale standard a canone | Su misura da zero | Su misura da base pronta | |
|---|---|---|---|
| Costo iniziale | Basso | Alto | Medio |
| Si adatta ai tuoi processi | Poco: sei tu ad adattarti | Del tutto | Del tutto |
| Tempi per partire | Brevi | Lunghi | Medi |
| Costo negli anni | Canone per utente, cresce con l'azienda | Manutenzione | Manutenzione |
| Codice di proprietà | No | Sì, se previsto nel contratto | Sì, se previsto nel contratto |
Noi lavoriamo soprattutto nella terza colonna: abbiamo già sviluppato oltre 80 app e gestionali di settore, provabili con una demo nell'App Farm, e riusiamo i moduli collaudati per ridurre le giornate.
Come ottenere preventivi confrontabili
Prima di chiedere offerte, prepara una pagina con queste informazioni. Più è chiara, più i preventivi saranno precisi e confrontabili tra loro.
- I processi da gestire, in ordine di importanza (cosa serve subito e cosa può aspettare).
- Quante persone lo useranno e con quali ruoli.
- I sistemi già in uso da collegare (ERP, contabilità, sito, corrieri).
- I dati da importare e dove si trovano oggi.
- Se serve l'uso da telefono o senza rete.
E chiedi a ogni fornitore, per iscritto: giornate stimate e tariffa, consegne a tappe, chi è proprietario del codice, cosa comprende la manutenzione e quanto costa. Trovi altre domande utili nella guida su come scegliere una software house.
I servizi collegati a questa guida
- Software gestionale su misura: Sviluppiamo gestionali su misura per aziende: ordini, magazzino, produzione, clienti, preventivi, fatture, cruscotti. Web, multiutente, installabili. Preventivo dopo analisi.
- Integrazioni ERP, CRM e API: Colleghiamo ERP, CRM, e-commerce, magazzino, corrieri, fatturazione elettronica e pagamenti tramite API e automazioni. Basta inserire due volte gli stessi dati.
- Modernizzazione software legacy: Rinnoviamo software aziendali vecchi (Access, Excel/VBA, desktop, PHP 5, WordPress datati) portandoli sul web senza perdere dati né fermare il lavoro.
- Manutenzione e gestione: Prendiamo in gestione software, siti ed e-commerce aziendali anche fatti da altri: aggiornamenti, sicurezza, backup, velocità, server e nuove funzioni con canone mensile.
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Domande frequenti
Quanto costa una giornata di sviluppo software?
Le tariffe in Italia variano molto in base all'esperienza e al tipo di fornitore. Da CityGraph la giornata di sviluppo costa da 250 a 320 € + IVA.
Meglio un prezzo a corpo o a giornate?
Il prezzo a corpo dà certezza quando il progetto è ben definito; le giornate sono più adatte quando le richieste cambiano strada facendo. In entrambi i casi chiedi quante giornate sono state stimate, così puoi confrontare le offerte.
Perché serve un'analisi prima del preventivo?
Perché le giornate dipendono da processi, integrazioni e dati che il fornitore deve conoscere. Un prezzo dato senza analisi è un'ipotesi, e le differenze emergono dopo, sotto forma di extra.
Il codice sorgente è compreso nel prezzo?
Dipende dal fornitore e va scritto nel contratto. Nei nostri progetti su misura consegniamo codice sorgente, accessi e documentazione.
Quanto costa mantenere un gestionale negli anni?
Dipende da server, numero di utenti e frequenza delle modifiche. Si concorda di solito un canone o un pacchetto di ore dopo il rilascio.