In breve
K.Plus Gest e' il sistema di controllo e gestione del lavoro fuori sede realizzato da CityGraph Napoli per le imprese di assistenza tecnica: PHP e SQLite su un normale hosting, senza canoni mensili e senza servizi esterni a pagamento. Serve a chi manda ogni giorno squadre in giro a riparare impianti (parcheggi, colonnine di ricarica, sbarre, casse automatiche, distributori, impianti tecnologici) e ha due problemi: non sapere dove sono gli operai e quante ore hanno davvero lavorato, e non avere la prova di cosa e' stato fatto sul posto. L'operaio installa sul telefono una pagina che funziona come un'app (niente store, niente password da ricordare: entra col suo nome e un PIN di quattro cifre) e la usa come badge elettronico: timbra l'entrata e l'uscita con un tocco, e il sistema registra data, ora e posizione. Se in quel momento manca la rete la timbratura resta nel telefono e parte da sola appena torna il segnale, con l'ora giusta. Il titolare apre il pannello e vede la squadra su una mappa in tempo reale, con il colore dello stato (al lavoro, in viaggio, in pausa, fuori servizio), l'ultimo rilevamento, la batteria del telefono e su quale intervento sta lavorando ciascuno; puo' anche rivedere il giro completo della giornata di un operaio. Dal pannello si creano gli interventi con impianto, indirizzo, descrizione, priorita' e lista delle cose da fare, e si assegnano a una persona: l'operaio riceve una notifica sul telefono anche con l'app chiusa, si fa portare sul posto dal navigatore, aggiorna lo stato con due tocchi (sono in viaggio, sono arrivato), spunta la lista, fa le foto prima e dopo, fa firmare il cliente sullo schermo e chiude scrivendo cosa ha fatto, i materiali usati, i minuti e i chilometri. Il rapportino di intervento si crea da solo, pronto da stampare o salvare in PDF, con i tempi registrati automaticamente e le foto: e' la prova da consegnare al cliente. Ogni impianto in assistenza ha un codice QR da attaccare sul posto: l'operaio lo inquadra e apre subito la scheda, mentre chi usa il parcheggio o la colonnina lo inquadra e segnala il guasto in trenta secondi, senza telefonate e senza numeri verdi; la segnalazione arriva nel pannello e in un clic diventa un intervento assegnato. Sui contratti di assistenza si impostano le ore entro cui bisogna intervenire (SLA): il sistema calcola la scadenza, segna in rosso quello che sta uscendo dai tempi e nel report mostra la percentuale di interventi chiusi nei tempi, il numero da mostrare al cliente quando si rinnova il contratto. Le manutenzioni programmate si impostano una volta (ogni trenta, novanta, centottanta giorni) e alla scadenza l'intervento si crea da solo e l'operaio riceve la notifica. Alla fine del mese il report fa i conti: giorni, ore lavorate, pause, straordinari, anomalie (entrate in ritardo, uscite anticipate, timbrature senza GPS, uscite dimenticate) e costo del lavoro, con esportazione in CSV per il commercialista. Il titolare puo' correggere a mano una timbratura dimenticata e la correzione resta scritta nel registro. I messaggi alla squadra arrivano come notifica sul telefono, con la conferma 'ho capito' che dice chi li ha letti davvero, e gli operai possono scrivere all'ufficio dall'intervento senza telefonare. La posizione viene rilevata soltanto mentre l'operaio e' in servizio, cioe' fra la timbratura di entrata e quella di uscita, e si cancella da sola dopo i giorni impostati: il sistema nasce cosi' per rispettare l'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, che va comunque adempiuto con informativa privacy e accordo sindacale o autorizzazione dell'Ispettorato.
- Per chi: imprese di assistenza tecnica e manutenzione con operai fuori sede, gestori di parcheggi e colonnine di ricarica, manutentori di impianti, service tecnici, squadre di installazione; prezzo su richiesta
- Il problema che risolve: non sapere dove sono gli operai, non avere le ore vere, non avere la prova di cosa e' stato fatto sul posto, e il telefono che suona tutto il giorno per chiedere a che punto sta il lavoro
- Badge elettronico nel telefono: entrata, uscita e pause con data, ora e posizione registrate; senza rete la timbratura resta nel telefono e parte appena torna il segnale
- Mappa in tempo reale della squadra: chi e' in servizio, chi e' in viaggio, chi e' in pausa, su cosa sta lavorando, con quanta batteria e da quanti minuti e' ferma la posizione
- Il giro della giornata: si rivede il percorso completo di un operaio, per rispondere con i fatti a un cliente che dice che nessuno e' passato
- Interventi assegnati con una notifica: impianto, indirizzo, navigatore, descrizione, priorita' e lista delle cose da fare, tutto sul telefono
- Foto prima e dopo, firma del cliente sullo schermo e rapportino di intervento generato da solo, pronto da stampare o mandare in PDF
- Codice QR su ogni impianto: l'operaio apre la scheda inquadrandolo, il cliente finale segnala il guasto in trenta secondi senza telefonare
- Tempi di contratto (SLA) controllati da soli: scadenza calcolata, allarme su quello che sta uscendo dai tempi, percentuale di interventi nei tempi nel report
- Manutenzioni programmate: si impostano una volta e alla scadenza l'intervento si crea da solo con la sua lista di controlli
- Ore del mese pronte per le buste paga: giorni, ore, pause, straordinari, anomalie e costo del lavoro, con esportazione in CSV
- Messaggi alla squadra come notifica, con la conferma 'ho capito' per sapere chi ha letto davvero, e messaggi dall'operaio all'ufficio
- Rispetto della privacy dei lavoratori: posizione rilevata solo durante il turno, cancellazione automatica dopo i giorni scelti, correzioni tracciate nel registro
- Nessun costo di gestione: gira su un normale hosting PHP con SQLite, notifiche push incluse senza servizi a pagamento, backup in un solo file
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Pubblicato il · Aggiornato il · Autore: CityGraph Napoli (Claudia D'Urso, titolare)
Il badge sta nel telefono, non alla parete
Il cartellino alla parete funziona solo se l'operaio passa dalla sede. Ma chi fa assistenze parte da casa, va sul primo impianto e torna a sera: il cartellino non lo vede nemmeno.
Con K.Plus Gest l'operaio apre l'app sul telefono e tocca TIMBRA ENTRATA. Il sistema registra data, ora e posizione, e se in quel punto c'è un vostro impianto lo scrive: entrata alle 8:27 presso Parcheggio Centro Direzionale. A fine giornata tocca Timbra uscita e vede subito quante ore ha fatto. Le pause si aprono e si chiudono con un pulsante, e si scalano da sole dal totale.
Nel garage sotto terra non c'è segnale? La timbratura resta dentro il telefono e parte da sola appena torna la rete, con l'ora giusta, non con quella dell'invio. Nessuna ora persa e nessuna discussione.
Dove sono adesso, senza chiamarli
Il pannello ha una mappa che si aggiorna da sola. Ogni operaio è un cerchietto con le sue iniziali e un bordo colorato: verde al lavoro, blu in viaggio, giallo in pausa, grigio fuori servizio. Cliccandolo vedete da che ora è in servizio, su quale intervento sta lavorando, quanti minuti fa è arrivata l'ultima posizione e quanta batteria gli resta.
Sulla stessa mappa ci sono i vostri impianti con la loro area: così si capisce a occhio chi è vicino a un guasto appena arrivato, e mandate il più comodo invece del primo che risponde al telefono.
E se un cliente sostiene che nessuno è passato, scegliete l'operaio e vedete il giro completo della sua giornata tracciato sulla mappa, con l'ora di partenza e l'ultimo punto.
L'intervento arriva sul telefono, non a voce
Create l'intervento dal pannello: scegliete l'impianto (l'indirizzo e le coordinate ci sono già), scrivete il problema, mettete la priorità e l'elenco delle cose da fare. Lo assegnate a una persona e lui riceve una notifica sul telefono, anche con l'app chiusa; se è urgente la notifica insiste.
Sul telefono l'operaio trova tutto: cosa c'è da fare, il modello e la matricola dell'impianto, le note (dove sono le chiavi, a chi chiedere) e due pulsanti per farsi portare sul posto dal navigatore. Poi, mentre lavora, tocca Sono in viaggio e Sono arrivato: due tocchi, e in ufficio lo sanno tutti. Nessuno telefona più per chiedere a che punto sta.
Quando tocca «sono arrivato» il sistema confronta la sua posizione con l'area dell'impianto. Se è lontano lo segna, e voi lo vedete nella scheda.
La prova del lavoro: foto, firma e rapportino
Durante il lavoro l'operaio fa le foto direttamente dall'app: prima, il guasto, dopo. Restano attaccate all'intervento con data, ora e posizione, e le vedete dal pannello senza farvele mandare su WhatsApp.
Alla fine spunta le cose fatte, scrive cosa ha fatto e i materiali usati, mette i minuti e i chilometri, e fa firmare sullo schermo chi era sul posto. Preme invia e il rapportino di intervento nasce da solo: carta intestata, dati dell'impianto, orario di chiamata, partenza, arrivo e fine lavoro, lavorazione, materiali, foto e firma. Si stampa o si salva in PDF e si manda al cliente.
È il documento che chiude le discussioni: quando il cliente dice che siete arrivati tardi, l'ora dell'arrivo è scritta lì, e non l'ha scritta a mano nessuno.
Il QR sull'impianto: chi vede il guasto lo segnala
Ogni impianto in assistenza ha il suo codice QR, che si stampa dal pannello su etichette pronte da tagliare e attaccare sul posto (sulla colonnina, sulla cassa, sulla sbarra).
- Se lo inquadra un vostro operaio, si apre subito la scheda dell'impianto con gli interventi aperti.
- Se lo inquadra chiunque altro — chi sta parcheggiando, chi non riesce a ricaricare, il custode — si apre una pagina semplice dove scrive il problema e, se vuole, lascia un contatto. Senza registrarsi e senza scaricare niente.
La segnalazione arriva nel pannello (e come notifica a voi) e con un clic diventa un intervento assegnato. Per chi gestisce parcheggi e colonnine questo è il modo piu' veloce di sapere che una macchina è ferma: lo dice chi ci sta davanti, non il cliente due giorni dopo.
I tempi di contratto controllati da soli
Su ogni impianto scrivete entro quante ore dovete intervenire: quattro ore sulla ricarica veloce, otto sulle colonnine, ventiquattro sui parcheggi. Il sistema calcola la scadenza di ogni intervento e ve la mette davanti.
Nel cruscotto c'è il numero degli interventi fuori dai tempi, nell'elenco le righe diventano rosse, e una volta al giorno arriva una notifica se ce n'è qualcuno indietro. Nel report trovate la percentuale di interventi chiusi nei tempi: è il numero da portare al cliente quando si parla di rinnovo, invece di dire «siamo sempre stati puntuali».
Le manutenzioni che si ricordano da sole
I controlli periodici si dimenticano sempre, e poi il guasto arriva quando il cliente ha gente in fila. Qui si impostano una volta: controllo mensile sbarre e casse, controllo trimestrale della ricarica veloce, con la loro lista di verifiche.
Alla scadenza l'intervento si crea da solo, con la lista già dentro, e l'operaio riceve la notifica. Voi non dovete ricordare niente e il cliente vede che passate anche quando non si è rotto nulla.
Le ore del mese, già contate
A fine mese aprite il report e trovate, per ogni operaio: giorni lavorati, ore, pause, straordinari rispetto all'orario che avete impostato, anomalie (entrate in ritardo, uscite anticipate, timbrature senza GPS, uscite dimenticate) e il costo del lavoro se avete messo la paga oraria.
Si scarica in CSV per il commercialista, con il dettaglio giorno per giorno e il totale del mese. C'è anche il report degli interventi: quanti, di che tipo, quante ore in campo, quanti chilometri e quanti nei tempi di contratto.
Se un operaio dimentica di timbrare, la giornata si inserisce a mano dal pannello scrivendo il motivo. La correzione resta scritta nel registro, con chi l'ha fatta e quando: nessuno potrà dire che avete cambiato le carte.
I messaggi che arrivano davvero
Scrivete a tutta la squadra o a una persona sola e il messaggio arriva come notifica sul telefono. Se chiedete la conferma, l'operaio tocca «Ho capito» e voi vedete chi l'ha letto e chi no: non «non l'ho visto sul gruppo».
Anche loro possono scrivere a voi dall'intervento: serve un ricambio, il cliente non c'è, ho trovato un altro guasto. Resta tutto scritto e attaccato al lavoro giusto, invece di perdersi fra le chiamate.
La posizione, la privacy e la legge
Il controllo a distanza dei dipendenti in Italia ha delle regole, e questo sistema è costruito per rispettarle:
- la posizione si rileva solo mentre l'operaio è in servizio, cioè fra l'entrata e l'uscita: appena timbra l'uscita l'app smette;
- decidete voi ogni quanti minuti rilevarla e dopo quanti giorni cancellarla (per esempio novanta), e la cancellazione è automatica;
- l'operaio vede nella sua app quando viene rilevata e perché: nessuna sorveglianza di nascosto.
Restano da fare gli adempimenti che riguardano voi come datore di lavoro: l'informativa privacy ai dipendenti e, per il controllo dell'attività, l'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato del Lavoro previsti dall'articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori. Ve lo diciamo prima, non dopo: il sistema serve a organizzare il lavoro e a dimostrare quello che è stato fatto, non a spiare le persone.
Quanto costa mandarlo avanti
Niente. Nessun canone mensile, nessun costo per operaio, nessun servizio esterno a pagamento: gira su un normale hosting PHP con un database SQLite. Anche le notifiche push sono incluse e partono dal vostro server, senza abbonamenti.
Gli operai non devono scaricare niente da nessuno store: aprono un indirizzo, lo aggiungono alla schermata del telefono e funziona come un'app. Tutti i dati stanno in un solo file: lo copiate su una chiavetta e avete il backup completo di timbrature, interventi, foto e firme.
Il prezzo del programma dipende da quanti operai e quanti impianti seguite e da quanto volete personalizzarlo (il vostro logo, i vostri tipi di impianto, i vostri contratti): chiedeteci una proposta.
Pronto a far conoscere la tua attività a Napoli?
<a href="https://www.cityshirt.eu/kplus-gest/"><strong>Provate prima la demo online →</strong></a> Nella demo trovate un'azienda che gestisce parcheggi e colonnine: entrate come titolare e guardate la mappa, le presenze e gli interventi; poi entrate come operaio e provate a timbrare, ad aggiornare un lavoro e a chiuderlo con foto e firma. Per la vostra impresa scriveteci: prepariamo una proposta su misura.
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Domande frequenti
L'operaio deve scaricare un'app dallo store?
No. Apre un indirizzo col telefono e lo aggiunge alla schermata iniziale: da quel momento si comporta come un'app, con la sua icona e le notifiche. Non occupa spazio e si aggiorna da sola. Entra scegliendo il suo nome e scrivendo un PIN di quattro cifre: nessuna password da ricordare.
E se dove lavora non c'è campo?
La timbratura viene salvata dentro il telefono con l'ora esatta e inviata da sola appena torna il segnale. Lo stesso vale per la chiusura di un intervento. L'operaio vede scritto che è in attesa, quindi sa che non ha perso niente.
Posso vedere dove sono anche fuori dall'orario di lavoro?
Per scelta no, ed è giusto così: l'impostazione consigliata rileva la posizione solo fra la timbratura di entrata e quella di uscita. Si può cambiare, ma in quel caso vanno valutati con attenzione gli obblighi di legge e l'informativa ai lavoratori.
Funziona anche per cantieri, impianti o altri settori?
Sì. Nella demo trovate parcheggi e colonnine di ricarica perché è il caso da cui è nato, ma i tipi di impianto si cambiano: cantieri, condomini, negozi, macchine distributrici, impianti di climatizzazione, antincendio. La logica è la stessa: badge, mappa, interventi, foto, rapportino e ore.
Il rapportino ha valore per il cliente?
Riporta orari di chiamata, partenza, arrivo e fine lavoro registrati automaticamente dall'app, le foto con data e ora, i materiali e la firma di chi era sul posto. È molto piu' solido di un foglio compilato a mano la sera, e si manda in PDF senza riscrivere niente.
I dati dove finiscono?
Sul vostro hosting, in un unico file. Non passano da servizi esterni: nemmeno le notifiche, che partono dal vostro server. Le posizioni piu' vecchie dei giorni che avete scelto si cancellano da sole.
Quanti operai posso gestire?
Non c'è un limite tecnico: il sistema è pensato per squadre da due a cinquanta persone, che è la dimensione tipica di un'impresa di assistenza. Per numeri piu' grandi ne parliamo e valutiamo insieme.