AUTOMATIC MEPA — Vendere alla Pubblica Amministrazione Senza Perdere Ordini per Distrazione

Pubblicato il 12 giugno 2026 · Aggiornato il 29 ottobre 2026 · Autore: CityGraph Napoli (Claudia D'Urso, titolare)

Il MePA non è difficile: è continuo

La singola procedura si impara in un pomeriggio. Quello che logora è il mantenimento: il catalogo da tenere aggiornato, le abilitazioni da rinnovare, le negoziazioni da guardare ogni giorno, i documenti dell'impresa che scadono a rotazione, le fatture che devono uscire con il codice giusto.

Basta che si fermi una di queste cose e il risultato è sempre lo stesso: il portale continua a funzionare, ma voi smettete di vendere. Gli ordini diretti non arrivano più, gli inviti passano, e nessuno vi avvisa.

AUTOMATIC MEPA esiste per questo: tenere in ordine il lavoro continuo, e mettere un controllo dove oggi c'è solo la memoria di chi segue le gare.

Partire da zero: il percorso di abilitazione

Se non siete ancora dentro, il programma vi accompagna dall'inizio con un percorso in quattro fasi e diciassette passi, ognuno con la spiegazione del perché serve e di dove si fa.

• Prima di iniziare: identità digitale del legale rappresentante, firma digitale valida, PEC attiva, visura con i codici di attività coerenti, DURC regolare, scelta dei bandi e delle categorie.
• Registrazione: utenza dell'impresa sul portale degli acquisti della PA, profilo completo, gestione delle autorizzazioni per i collaboratori.
• Abilitazione: domanda ai bandi scelti, dichiarazioni firmate digitalmente, esito, e adesione al servizio di fatturazione elettronica (che poi va rinnovata, altrimenti non si fatturano più gli ordini).
• Si comincia a vendere: catalogo pubblicato, negoziazioni presidiate dal cruscotto, scadenze impostate.

Ogni passo si spunta e resta la data. Marcella tiene il conto e vi dice qual è il prossimo: chi ha già fatto tutto parte direttamente dal lavoro di ogni giorno.

Le quattro strade con cui la PA vi compra

Il programma le tratta tutte, ognuna con le sue regole, perché quello che serve preparare cambia.

• Ordine diretto (OdA): la PA compra dal vostro catalogo e l'ordine è già un contratto. Qui non si vince nulla: si perde, se il prezzo è vecchio o la consegna non è sostenibile.
• Trattativa diretta: siete l'unico invitato. Si tratta il prezzo e si carica l'offerta firmata.
• Confronto di preventivi: più fornitori, affidamento diretto a chi convince.
• RdO semplice: procedura negoziata, di norma al prezzo più basso, con la busta amministrativa completa.
• RdO evoluta: anche più lotti, spesso con offerta economicamente più vantaggiosa: serve anche la busta tecnica.

Per ognuna il programma genera la checklist dei documenti giusta — DGUE, dichiarazioni integrative, PassOE/FVOE, garanzia provvisoria, patto di integrità, capitolato sottoscritto, sopralluogo, relazione tecnica entro i limiti — e finché le voci obbligatorie non sono spuntate considera l'offerta non inviabile.

Marcella controlla l'offerta prima che parta

È il cuore del programma. Su ogni gara c'è un riquadro con un semaforo e il rischio di esclusione in percentuale. Non sono spunte formali: sono le cose per cui le offerte vengono buttate fuori davvero.

• Termine di presentazione e termine per i chiarimenti: quanti giorni restano, e l'avviso di non ridursi all'ultima ora.
• Abilitazione attiva alla categoria di quella gara, e avviso se scade prima della consegna.
• DURC, firma digitale e visura: se uno è scaduto ve lo dice come problema bloccante.
• Costi della manodopera e oneri aziendali per la sicurezza: vanno dichiarati nell'offerta economica (art. 108 comma 9 del D.Lgs. 36/2023) ed è una delle cause di esclusione più frequenti.
• Offerta sopra la base d'asta (esclusione automatica) e ribasso molto alto, con l'avviso che vi verranno chiesti i giustificativi.
• Margine: se con quel prezzo ci perdete, ve lo scrive in euro, prima di inviare e non dopo.
• Checklist incompleta, CIG mancante, codice univoco della PA assente, disponibilità insufficiente per le quantità ordinate.

Verde si invia, giallo si valuta, rosso no. Ogni segnalazione dice che cosa fare, non solo che c'è un problema.

Il prezzo suggerito, non tirato a caso

Quanto ribassare è la domanda che costa di più: troppo poco e si perde, troppo e si lavora gratis. Marcella guarda il vostro storico: il ribasso medio delle gare che avete vinto, e soprattutto il ribasso dei vincitori nelle gare che avete perso, quando avete registrato il prezzo di aggiudicazione.

Da lì propone un ribasso e un prezzo, e vi dice sotto quale cifra andate in perdita considerando i vostri costi. Un clic lo applica all'offerta. Più gare registrate con l'esito, più il consiglio diventa vostro: è il motivo per cui vale la pena scrivere sempre chi ha vinto e a quanto.

Il catalogo è quello che fa arrivare gli ordini

In molte categorie senza catalogo pubblicato non arrivano ordini diretti. E un catalogo c'è ma non vende quando le descrizioni sono povere, i tempi di consegna sono lunghi o i prezzi sono rimasti a un listino vecchio.

• Controllo prima del caricamento: codici duplicati o mancanti, nomi troppo corti per essere trovati nelle ricerche, prezzi a zero o sotto costo, categoria non indicata, descrizioni sotto i 40 caratteri, consegne oltre i 60 giorni, offerte già scadute.
• File pronto da caricare con tutte le colonne (codice, nome, descrizione, marca, modello, categoria, CPV, unità di misura, prezzo, IVA, tempi, minimo, disponibilità): si apre con Excel, si controlla e si carica.
• Ritocco prezzi di massa quando cambia il listino del fornitore, anche solo su una categoria.
• Proroga della validità di tutte le offerte pubblicate in un colpo solo.
• Categoria proposta da Marcella per gli articoli che non ce l'hanno: se correggete, impara la vostra scelta e la ripropone la volta dopo.

Consegne, penali e fatture che non vengono scartate

L'ordine arrivato è solo metà del lavoro. Il programma segue la consegna (prevista, effettiva, DDT, luogo) e quando registrate la consegna in ritardo calcola la penale secondo la regola impostata, invece di scoprirla in fattura.

Dalla fornitura consegnata nasce la fattura elettronica già compilata con CIG, eventuale CUP, codice univoco ufficio e scissione dei pagamenti: il programma genera l'XML nel formato FPA12 pronto da firmare e inviare. Prima di scaricarlo vi avvisa se manca qualcosa che farebbe scartare il file.

Sulle fatture non pagate calcola i giorni di ritardo e gli interessi di mora secondo il D.Lgs. 231/2002 e scrive il sollecito con i conti già dentro. Per ogni amministrazione vedete il ritardo medio reale rispetto ai termini: sapere chi paga a 30 giorni e chi a 120 cambia il modo di fare i prezzi.

Le scadenze che fanno uscire dal mercato

Un unico scadenzario raccoglie tutto quello che ha una data: termini di gara, consegne, incassi, DURC, firma digitale, certificazioni e polizze, rinnovo delle abilitazioni, adesione alla fatturazione elettronica (che va rinnovata periodicamente, e quando scade non si fattura più dal portale) e validità delle offerte a catalogo.

Non va compilato a mano: si costruisce da solo dai dati che ci sono, e le cose urgenti finiscono in prima pagina con il semaforo. Il programma si installa sul telefono come app, quindi le scadenze si guardano anche fuori ufficio.

Che cosa fa e che cosa non fa

AUTOMATIC MEPA non è il portale Consip e non lo sostituisce: la registrazione, la domanda di abilitazione, il caricamento del catalogo, la presentazione dell'offerta e l'invio restano lì, con la firma digitale del legale rappresentante. Questo non è un limite: è il modo corretto di lavorare.

Quello che il programma fa è tutto il resto, cioè la parte dove si perdono le gare e i soldi: preparare i dati e i file da caricare, controllare che l'offerta sia completa e conveniente, ricordare le scadenze, tenere lo storico per decidere meglio la volta dopo e chiudere il ciclo con ordini, consegne e fatture.

Il tutto sul vostro spazio web: il database è un file, il backup è la copia di una cartella, e Marcella lavora in locale, senza mandare fuori un solo dato e senza costi a consumo.